Menu Eventos começando do Zero!

Olá pessoal, vou mostrar pra vocês como usar o módulo eventos, passo a passo
Eu vou considerar que você nunca viu esse módulo, então eu vou fazer e explicar tudo do zero, ok?!

(Se você já é experiente no módulo Eventos do webdanca.com, já usou em anos passados, eu recomendo que leia o post completo, pois a forma de adicionar os alunos aos figurinos e nas taxas, está otimizada.)

Vamos lá!

Como criar um novo Evento:

Clique no menu Eventos > Controle de eventos
Aqui serão listados os eventos que não foram encerrados ainda!
Se você quiser ver os eventos dos anos anteriores, clique nesse botão amarelo…

lista de eventos

Obs.:
Essa impressorinha roxa serve para gerar um PDF com resumo financeiro do espetáculo.
Esse ícone de Ticket de ingresso que está à direita do nome do espetáculo, indica que há um mapa de ingressos do teatro configurado nesse evento. Se quiser saber como faz para inserir o mapa, fale com um dos nossos especialistas ;)

Clique no botão Novo evento

botao novo evento

Informe o nome do espetáculo do campo no campo Descrição, a Data que ocorrerá e Encerrado será “Não”, pois usaremos este evento. Clique no botão Salvar

Pronto! Evento Criado!
Este é o painel operacional do evento, tudo será feito aqui dentro.

A gente vai primeiro nas coisas mais importantes!
Depois falaremos das coisas acessórias.

Este botão abaixo é o de Configuração das abas, clique nesse ícone que eu vou te dar mais detalhes.

Você tem a possibilidade de categorizar o que quiser :)
Nós já deixamos alguns grupos criados, você só precisa habilitá-los

abas

Uma coisa bem legal é o Termo de Adesão que está logo abaixo das categorias mostradas, ele é como se fosse um contrato específico para aquele evento, onde o aluno ou responsável financeiro assina assumindo as despesas. Você pode definir os termos que aparecerão.

Onde você colocar esta marcação *|Aluno|*, será substituído pelo automaticamente pelo nome do aluno. Eu vou mostrar Como fica um termo desse pronto no final desse post ;)
É possível mudar o tamanho da fonte do texto e também ocultar do termo de adesão os valores, conforme indicado abaixo:

termo_adesao

Vou deixar somente essas duas abas (Taxa de espetáculo e Figurinos) marcadas pois o funcionamento delas é igual. Clique no botão Salvar.

Nesse momento estamos apenas configurando o espetáculo, nós vamos falar de adicionar alunos e de parcelamento dos pagamentos mais para frente, ok?!

Clique na aba Taxa de Espetáculo, para falarmos sobre ela.

Aqui configuramos as Taxa de espetáculo

Informe o Nome do subgrupo, exemplo: Taxa de espetáculo
Coloque o Preço da taxa, exemplo: 50,49
Escolha a Categoria financeira, Exemplo: Receita de Eventos > Taxa espetáculo
Clique em Criar subgrupo
Parabéns, você criou a taxa de espetáculo!

Agora vamos Configurar a aba Figurinos

Vamos fazer igual na taxa de espetáculo.

Crie todos os personagens do seu espetáculo ;)

Agora!!! A parte mais importante!!!!

Clique agora na aba Alunos!!!

aba alunos

Vamos adicionar as pessoas que vão participar desse evento.

Clique no botão azul, Adicionar aluno

Informe o nome do aluno e clique em Buscar.

linha1
Agora! Selecione o que esse aluno deverá pagar nesse evento:
aba alunos inserindo
Nesse caso, a Aluna deverá pagar a Taxa de Espetáculo e o Figurino Bela.

Esses 500,49 serão divididos para essa aluna em 4X (informe a quantidade que deseja parcelar o total e clique no botão OK na direita para mostrar as parcelas, o vencimento será no dia 25, selecione o Tipo do documento e se está Recebido ou Não! (Se informar “Sim [recebido]” o valor entra automaticamente no seu caixa)

Clique no botão azul, Adicionar o aluno aos grupos selecionados!

Pronto!  Você venceu! 

A aluna Josiane Maria já está no evento e com as pendência lançadas…

Faça isso para os alunos que vão participar do seu espetáculo!

Pessoal, é assim que vocês vão conseguir controlar 100% o evento.

Eu falei sobre as coisas mais importantes.

Agora eu vou falar dos detalhes que fazem a diferença!  Coisas para ajudar ainda mais no dia a dia!

Se você clicar sobre o nome do aluno, será detalhado os grupos que ele faz parte, mostrará também se ele pagou alguma coisa… e no canto direito, quanto ele deve de cada item.

Conforme os alunos forem pagando às secretárias, você conseguirá acompanhar por aqui!

Vamos agora para a aba Figurinos.

Se você quiser saber quem será o personagem Gaston, é só clicar no nome do personagem:

Na aba Taxa de espetáculo, a mesma coisa.

Clique sobre Taxa de espetáculo… Todos os alunos adicionados para pagar essa taxa serão listados

Legal neh! 

Agora, continuando, têm mais coisas importantes para o seu controle!

Vou falar desses botões aqui:

O botão Salvar, grava as alterações que você fizer no campo Descrição (Nome do evento), Data ou no Campo Evento encerrado.

O botão Imprimir é um dos mais interessante dessa parte. Clique nele, será mostrado 3 tipos de impressão.

Resumo financeiro: Coloca no PDF a posição financeira do evento.

Relação de alunos: Elenca todos os alunos que fazem parte desse evento, coloca também o nome do responsável financeiro pelo aluno Telefone fixo e Celular.

Lista de presença: Gera uma pauta para você usar no dia do evento ou em ensaios.

Agora o botão Lançar entrada

Isso serve para registrar uma entrada no evento. Pode parecer óbvio a explicação, mas o fundamento de usar esse botão é apenas nos casos em que o lançamento não seja de nenhuma aba como exemplo, figurinos, ou taxa de espetáculo, ai sim você usa esse botão. Um caso que você pode usar esse botão é: Um aluno é empresário e quer patrocinar o evento, então clique nesse botão Lançar entrada e registre o apoio desse aluno.

O botão Lançar saída serve para registrar despesas que você terá com esse espetáculo, por exemplo: Aluguel do teatro, costureiras, Iluminação…

O botão Voltar te enviará para a lista de eventos ativos na sua escola.

Pessoal, para finalizar, eu quero falar de alguns botõezinhos que já apareceram na tela, mas nós passamos direto por eles.

Em cada aba, quando criamos os subgrupos, apareceram esses ícones:

Eles servem (da esquerda para direita)

O lápis azul: para mudar o Nome, o Preço e a Categoria financeira do subgrupo.

O lixinho vermelho: apagar o subgrupo criado. (Se houver alunos dentro desse subgrupo, eles devem  ser excluídos antes)

O bonequinho verde com o sinal de +: Na versão anterior do módulo eventos, era por aqui que adicionava alunos ao figurino, então nós resolvemos não tirar esse botão daí porque várias escolas no Brasil já conhecem esse caminho! Porém, agora, é muito mais prático fazer isso pela aba Alunos.

Os bonequinhos roxos: Também são da versão anterior, muito utilizados para adicionar uma turma inteira em um figurino.

Basta clicar no sinal de + azul e todas as pessoas daquela turma serão inseridas no figurino e automaticamente será criado um lançamento a receber de cada um.

Agora vamos voltar a aba Alunos que eu quero te mostrar três botões!

aba_alunos

O primeiro ícone, o Lápis azul: É para acessar o cadastro do aluno.

O Cifrão verde: Lista todas as pendências financeiras do aluno que são relacionadas a este evento.

A Impressora roxa: É para emitir o termo de aceite no evento para o responsável ou o aluno assinar. Algo do tipo:

Esse termo pode ser definido por você, falamos sobre ele lá no começo desse post.

Pessoal, um evento bem organizado é sinônimo de tranquilidade e segurança para vocês donos de escolas de dança.

Se tiverem dúvidas, falem com a nossa equipe, será um prazer ajudá-los.

Sobre Marciano Souza

Marciano Souza é co-fundador do webdanca.com e atua no mercado da Dança há vários anos, junto à sua equipe busca constantemente soluções para a melhoria contínua, fortalecimento e crescimento das escolas de Dança, sua missão é aproximar a dança à tecnologia.

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