Nesse artigo vamos conhecer um pouco mais a fundo a Prestação de contas diária. Como são separados os recebimentos por tipos de documentos, por categorias (mensalidades, espetáculos, loja), o que é sangria, suprimentos, etc. Ao final desse post você já estará um expert no assunto “prestação de contas”.
Leia e observe com atenção esse artigo, afinal esse é um tema de suma importância para sua escola, pois se trata do seu suado dinheiro.
1 – Conforme a secretária for fazendo a movimentação do dia, matrículas, recebimentos, lançando despesas, a prestação de contas vai sendo alimentada dessa forma:
Para facilitar a visualização, nós dividimos em quadros a imagem abaixo
No quadro (1) você tem o saldo inicial, o valor que a secretária iniciou o dia.
No quadro (2) você visualiza os valores que ela tem na prestação de contas por “tipos de documentos”.
No quadro (3) você visualiza os valores separados por categorias, em algumas escolas de dança a recepcionista separa os recebimentos de mensalidades em uma gaveta, os recebimentos de loja em outra gaveta, de espetáculos em outra gaveta. Aqui o sistema já faz essa divisão, você pode colocar os recebimentos tudo em um só local e o webdança separa pra você. Veja na imagem abaixo:
2 – Abaixo você tem o detalhado da prestação de contas, tudo o que entrou fica registrado, discriminando todos os detalhes.
3 – Da mesma forma os lançamentos de saídas(despesas da escola), caso a despesa seja pago com dinheiro da gaveta da secretária, também são registrados para prestação de contas.
4 – No final da tela você consegue visualizar o que a secretária tem disponível naquele exato momento na gaveta, por exemplo: Você está fora da escola e lembrou que precisa pagar uma conta, quer saber quanto a secretária tem disponível? É só acessar o sistema e olhar a prestação de contas diária que você já vai saber.
No quadro (1) você vê o que ela tem disponível em dinheiro.
No quadro (2) você vê o total geral da prestação de contas, tudo o que entrou em dinheiro, cheque, cartão, etc.
No quadro (3), no final do expediente, a secretária confere a prestação de contas diária, se quiser imprimir um relatório do movimento é só clicar no ícone da impressora, após imprimir ela clica no botão “fechar a PCD”. Pronto! a prestação de contas diária já está fechada e conferida.
No quadro (4) no botão “suprimentos”, é nos casos em que durante o dia a secretária pede ao proprietário um valor para usar como troco ou seja, será adicionado um valor extra à prestação de contas, e no final do dia esse valor precisa estar registrado, caso contrário irá sobrar dinheiro na prestação de contas diária, nesse caso se faz o lançamento de um “suprimento”.
No quadro (5) no botão “sangria” é exatamente ao contrário da situação anterior, durante o dia o proprietário precisa saquar um dinheiro da prestação de contas diária, esse procedimento se chama “sangria”, é só clicar nesse botão e fazer o saque transferindo o valor informado para o proprietário, no final do dia o valor de sangria já aparece reduzido no saldo da prestação de contas diária.
Conforme comentamos no artigo anterior, o processo de abertura e fechamento da prestação de contas diária deve ser feito todos os dias, a prestação de contas é diária. Conforme as prestações de conta forem sendo fechados elas ficam armazenadas, é só você clicar no ícone da engrenagem no topo do cabeçalho que abre a opção para escolher a prestação de conta diária que deseja visualizar.
Ficou claro? Se tiver dúvidas não tenha receio, é só abrir um chamado e nós vamos te atender o mais breve possível.
