Deve ser controlado diariamente, abre se no início do expediente e fecha no final, como um caixa de supermercado, loja etc. O funcionário inicia o dia com um valor de saldo (geralmente um valor para usar como troco) e no final do dia ele deve prestar contas de tudo o que entrou e saiu do caixa.
Atenção! Se você fez os tutoriais anteriores, provavelmente você já está com a sua prestação de contas aberta (necessário para fazer as matrículas), se estiver aberta, vamos fechá-la para darmos continuidade nesse tutorial, ok? Para fechar, basta ir no menu Financeiro > Prestação de contas diária, clique no botão verde “Fechar a PCD” no final da página. Pronto! Agora podemos continuar, vamos lá:
Vamos dar um exemplo prático abaixo, a secretária chega de manhã na recepção, conecta no sistema, a primeira coisa à fazer é abrir a prestação de contas informando o valor que ela tem na gaveta.
1 – Para acessar a prestação de contas diárias vá em: Financeiro > Prestação de contas diária
2 – Informe o saldo que ela tem na gaveta, caso ela inicie o dia sem nada é só deixar zerado. Clique em OK-Abrir a PCD
Agora ela já pode fazer matrículas, recebimentos, lançar despesas(saídas) que tudo isso será registrado automaticamente no sistema.
3 – Conforme ela for fazendo a movimentação do dia, matrículas, recebimentos, lançando despesas, a prestação vai sendo alimentado, conforme imagem abaixo:
4 – No final da prestação você consegue visualizar o que a secretária tem disponível naquele exato momento na gaveta, por exemplo: Você está fora da escola e lembrou que precisa pagar uma conta, quer saber quanto a secretária tem disponível no caixa? É só acessar o sistema e olhar o caixa que você já vai saber.
5 – No final do expediente, a secretária confere a sua prestação de contas, se quiser imprimir um relatório do movimento da prestação, basta clicar no ícone da impressora.
6 – Após a impressão a secretária deve clicar no botão “Fechar a PCD”. Pronto! a prestação de contas já está fechada e conferida.
Importante! O processo de abertura e fechamento da prestação de contas deve ser feito todos os dias, a prestação de contas é “diária”. Conforme as prestações de contas forem sendo fechadas elas ficam armazenadas, é só você clicar no ícone da engrenagem no topo do cabeçalho que abre a opção para escolher a prestação de contas que deseja visualizar.
Ficou alguma dúvida? Abra um chamado no sistema, nossa equipe está pronta a te atender.
Segue um vídeo exemplificando o uso da prestação de contas diária. (Caso ainda tenha dúvidas é só abrir um chamado que ligamos para você e explicamos com mais detalhes)
